Política de Ahorro de Papel en Áreas Administrativas

Artículo 1. Compromiso:

La empresa Agro Pro Panamá, S.A. y sus colaboradores se comprometen, a través de este documento, a implementar

prácticas para ayudar al medio ambiente en el tema del ahorro del consumo de papel y la disminución de desechos

provenientes de su consumo.

Artículo 2. Introducción:

El reciclaje de papel es el proceso de recuperación de papel ya utilizado para transformarlo en nuevos productos de papel.

Existen tres categorías de papel que pueden utilizarse como materia prima para papel reciclado: molido, desechos de pre-consumo y desechos de post-consumo.

El papel molido son recortes y trozos provenientes de la manufactura del papel, y se reciclan internamente en una fábrica.

Los desechos de preconsumo son materiales que ya han pasado por la fábrica de papel, y que han sido rechazados antes

de estar preparados para el consumo. Los desechos de postconsumo son materiales de papel ya utilizados que el consumidor

rechaza, tales como revistas o periódicos, material de oficina, guías telefónicas, etc.

Agro Pro Panamá, S.A. y sus colaboradores podemos ayudar con la disminución de los desechos de post-consumo de papel que se produce en las oficinas administrativas de la empresa.

Artículo 3. Objetivos:

1. Objetivo General:

Reducir el consumo de papel mediante la implementación de estrategias de ahorro y sensibilización a los colaboradores,

proveedores y clientes; encaminadas al fortalecimiento de nuevos mecanismo de comunicación e información que

disminuyan los costos y tiempos administrativos de los diferentes procesos internos, generando un aporte socio-ambiental.

1. ObjetivosEspecíficos:
2. Adoptar buenas prácticas en materia de gestión documental y buena utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones disponibles.
3. Promover el sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país mediante la implementación de estrategias que reducen el uso de papel y la tala de bosques.

Artículo 4. Acciones:

Para dar cumplimiento a los lineamientos de esta política, se establecen y describen a continuación diferentes acciones a realizar dentro del programa para la gestión de ahorro de papel.

1. Carpetas Compartidas en Red:

Se utilizarán carpetas compartidas dentro de la red local de la empresa (Owncloud), ya que permite realizar consultas de diversos

documentos de los diferentes departamentos sin necesidad de mantener archivos físicos o de imprimir los mismos.

2. Correo Electrónico:

Se utilizará el correo electrónico como principal medio de difusión de documentos, de tal manera que la información  sea distribuida de forma digital. Para ello es conveniente mantener el listado de contactos actualizado.

Priorizar el uso del correo electrónico sobre el fax y el correo postal como medio para la comunicación y notificación, ya que es más rápido y económico.Se incluirá la siguiente leyenda en el envío de correos electrónicos de tal manera que  el destinatario considere solamente imprimir el correo de ser necesario:  ”Por favor considere su responsabilidad ambiental antes de imprimir este correo electrónico.”  “Please consider the environment before printing this mail.”

3. Impresión a Doble Cara:

La impresión de documentos deberá hacerse solo cuando sea indispensable. Con el fin de optimizar el consumo de papel, se configurará el driver de las impresoras en la opción dúplex (impresión a doble cara), para que los documentos se impriman por ambas caras de la hoja, de tal manera que se optimice el consumo de papel y

facilite el procedimiento de archivo. Si la impresora no tiene esta opción, se deberá hacer la impresión a doble cara de manera manual.

Si se requiere distribuir documentos, se imprimirán sólo las copias que se vayan a utilizar, para lo cual es necesario determinar

previamente quiénes realmente deben recibir una copia impresa. No imprimir copias extra.

4. Reúso de Papel:

Se realizará la reutilización del papel y luego se dispondrá para reciclaje. Es conveniente reutilizar aquellas hojas que han sido impresas en una sola cara, y toda vez que sea posible usarlas para imprimir sobre la cara en blanco. Asegurándose que el lado usado se encuentre debidamente marcado con una “X” o un distintivo que anule la información allí registrada.

Adicionalmente, siempre que sea posible, se emplearán las hojas impresas en un solo lado para elaborar papeles de anotaciones o también para hacer fotocopias.

5. Versiones Electrónicas:

Se conservará en formato digital, en disco duro, en sitio web o en base de datos, los documentos que se reciban y se mantendrán en archivo digital antes de imprimirlos. Esto facilitará su posterior consulta, modificación y control de versiones que no se pueden controlar con versiones impresas.

6. Corrección en Pantalla:

Se deben corregir los documentos en versión digital, en vez de imprimir y realizar los ajustes a mano sobre la versión impresa. Antes de imprimir se debe utilizar la función de vista previa, leer el documento, revisarlo detenidamente y corregir los errores tipográficos o de formato, eliminar las partes innecesarias del mismo,

y si se requiere imprimir utilizar un tipo de letra adecuado optimizando el uso de márgenes, el tamaño de la tipografía y el interlineado.

7. Presentaciones:

Cuando se realicen reuniones presenciales de trabajo o presentaciones de la entidad, se utilizará el computador portátil y proyector multimedia para realizar la exposición de los documentos o temas relevantes, esto permitirá que todos los asistentes tengan acceso visual al material y no sea necesario entregar copia impresa a cada uno, e incluso permitirá corregir los documentos a medida que son discutidos y acordados los cambios.

8. Material de Difusión:

La difusión de la información al interior de las áreas de la empresa se hará por medios electrónicos y será evidencia tomada como registro de comunicación, (el receptor está en la obligación de confirmar el recibido por el mismo medio), a excepción de que por razones extremas se deba generar un memorando interno.

Los eventos, talleres y actividades de la empresa serán difundidos principalmente por medios electrónicos y en formato digital, de tal manera que su distribución sea más eficiente y se optimice el consumo de recursos económicos. En caso que sea necesario realizar impresiones, se deberá garantizar que su distribución se realice de manera efectiva al público objetivo.

Los avisos, folletos y boletines impresos se ubicarán en sitios visibles y preferentemente en lugares habilitados para ello, de manera que su impacto sea mayor y no haya necesidad de hacer múltiples copias.

9. Disposición de Papel Reciclado:

Una vez se hayan agotado las opciones de reúso de papel, este será dispuesto como material de reciclaje, para lo cual se colocarán en el interior de las instalaciones de la empresa puntos dispuestos para la disposición del papel usado. Siempre que sea posible, romper el papel antes de depositarlo en los contenedores para reducir el volumen que ocupa.Tener una pequeña papelera junto a cada mesa de trabajo optimizará la reutilización y reciclaje.

10. Digitalización de Documentos:

Se digitalizarán los documentos importantes que sean necesarios, con el fin de incentivar la no impresión de documentos y garantizando la accesibilidad, búsqueda y consulta de la información.

11. Campañas de Sensibilización:

Con el objetivo de implementar y lograr la adopción de las estrategias de ahorro de papel, se realizarán campañas de sensibilización a los

colaboradores, en las que se darán a conocer las directrices de esta política, promoviendo con ello su participación activa y el compromiso con el cumplimiento de las metas establecidas en la misma.

HISTORIAL DE ACTUALIZACIÓN:

Elaborado por: Ing. José Manuel Maraña Reyes. 

Firma: __________________________.

Fecha de la última actualización: jueves 19 de octubre de 2017.

CONFIRMACIÓN DE COMPROMISO DEL COLABORADOR:

Yo, ___________________________________ con cédula de identidad personal número _________________ acepto que he leído  y comprendido la Política de Ahorro de Papel en Oficinas Administrativas.

Me comprometo a cumplir con dicha política y por consiguiente acepto las recomendaciones y directrices descritas en la misma  relacionadas con el ahorro, reutilización y reciclaje de papel dentro de mi área y en mi puesto de trabajo.

Firma: ______________________________.